Le agenzie di organizzazione eventi a Milano sono tante, dovute alla grande vitalità della città e all’attenzione sempre maggiore che le aziende rivolgono alla comunicazione. Molte sono di ottimo livello, ma qualcuna ha qualcosa in più. Thema Eventi è sicuramente tra quelle che hanno una marcia in più. Nata nel 2010, si è ritagliata un posto di prestigio nel mercato delle Agenzie di organizzazione eventi nel capoluogo lombardo. Formata da professionisti di alto profilo, ha sempre avuto come obiettivo primario la comunicazione efficace e penetrante e il marketing giusto per chiunque si rivolgesse ad essa. I punti di forza di questa società sono una grande attenzione per i dettagli, la capacità di personalizzare qualunque evento le venga richiesto, la scelta di personale qualificato siano essi curatori audiovisivi, hostess, o semplici installatori. Un’agenzia, dove il cliente viene accompagnato in ogni fase dell’evento che vuole creare, consigliato ed assistito per raggiungere lo scopo ed ottenere il massimo dall’evento creato. L’agenzia può prendersi in carico sia un servizio completo che va dall’ideazione alla realizzazione, ma può anche fornire solo la costola che occorre: hostess, catering, allestimento e così via. Insomma un’attività globale che lascia i propri clienti soddisfatti.
L’organizzazione di eventi non è cosa così semplice come potrebbe apparire; organizzarlo in modo perfetto è lavoro preciso e competente che va fatto con dedizione ed esperienza e con tanto entusiasmo. Quanto riportato è un piccolo vademecum di Thema eventi, agenzia da anni impegnata nell’organizzazione di eventi in Lombardia e in particolare a Milano.
Perchè si organizza un evento e a chi è destinato
E’ fondamentale capire qual è lo scopo principale di un evento e perché esso è utile. Le motivazioni possono essere molte: si organizza un evento per presentare un nuovo prodotto al pubblico; per creare un interesse su una problematica che sta a cuore; per aumentare la reputazione di un marchio aziendale; per riunire in una sola sede collaboratori di una stessa azienda e favorire il confronto. Perché è importante sapere bene a quale motivazione ci si riferisca? Perché da questo dipende la tipologia dei partecipanti da invitare, la strumentazione da utilizzare, il tipo di accoglienza da fare. Tutta una serie di programmazioni che vanno ben congeniate a monte. L’altra cosa fondamentale è rendersi conto del target cui l’evento è destinato. Se non si comprende il pubblico cui è destinato, l’evento non avrà i risultati sperati. Il pubblico è sovrano, è la ragione per cui l’evento si organizza per cui deve essere interessato a partecipare, deve trovare motivazioni soddisfacenti. Detto ciò, il lavoro può cominciare focalizzando gli obiettivi da raggiungere e il modo in cui questo può avvenire.
Perché preparare una lista
L’organizzazione è primaria in ogni tipo di iniziativa si intenda portare a termine; perché riesca un progetto nulla va lasciato al caso. Ideare, pianificare e organizzare sono la strada per il successo. Nessun dettaglio o idea va lasciata al caso: nell’organizzazione di eventi troppe sono le variabili, i dettagli che entrano in gioco e non riuscire a considerarle tutte può far fallire tutto il lavoro fatto. Dalla Location, alla presenza di hostess, al catering, alla fornitura di accessori(es. brochure, blocco di appunti, penna, gadget etc.), al modo di raggiungere l’evento, alla scelta di relatori, tutto contribuisce a far decollare l’evento e a portarlo a buon fine, con il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Perché decidere il budget
Organizzare un evento comporta dei costi. La politica giusta non è ideare l’organizzazione e preventivare quanto costa. E’ semmai il contrario: vedere qual è il budget a disposizione e in base a questo organizzare l’evento nel miglior modo possibile. E’ possibile raggiungere degli eccellenti obiettivi anche con piccoli budget, basta solo programmare bene in base a ciò che si ha. Se non si hanno eccessivi fondi a disposizione, non si farà venire un relatore dall’altro capo del mondo, ad esempio, ma ci si informerà se un relatore equivalente sia residente più vicino al luogo dell’evento. Se i fondi sono ristretti non si riempirà la sala di gadget, ma se ne sceglieranno alcuni inerenti all’evento e/o prodotto, ma che siano poco costosi. Insomma, sapere in partenza quali sono le finanze messe a disposizione per l’organizzazione dell’evento è fondamentale, per non arrangiarsi all’ultimo minuto, con risultati disastrosi.
Perché eventi e marketing vanno di pari passo
L’organizzazione di un evento non ha motivo di esistere se non si ha una strategia di marketing. L’evento stesso è il modo per aiutare, per favorire il marketing sia di un prodotto, che di un interesse, che di una raccolta fondi. L’organizzazione di un evento è la pubblicità diventata spettacolo, dove il publico è parte attiva, interessata e interessante. Se non si capisce dove l’evento vuole portare è inutile organizzarlo. Dal’altra parte, l’evento deve essere veicolato: e riecco che il marketing e la buona capacità di eseguirlo viene ancora fuori, perché se non venisse ben “venduto” l’evento sarebbe un fallimento, con pochi partecipanti, e nessun obiettivo raggiunto.
Conclusioni
Organizzare un evento non è cosa semplice, lo abbiamo detto. C’è una complessità di lavoro e di organizzazione dietro ognuno di essi, dove finalità, esecuzione e obiettivi devono coincidere e remare tutti nello stesso verso. Nulla deve essere lasciato al caso e tutto deve essere tenuto sotto controllo. Se si riuscirà a fare questo l’evento organizzato sarà sicuramente un grande sucesso, con la soddisfazione di tutti.
