& Consigli per organizzare una conferenza di successo
Identificare le possibili date. Nel definire le date in cui tenere una conferenza o un congresso, è utile avere diverse possibili date in mente. E’ essenziale, inoltre, non scegliere un giorno che sia festivo, dato che molti dei potenziali partecipanti non verranno.
Quando si pianifica e si fissa la data per la conferenza, gli organizzatori di eventi dovrebbero avere sempre il loro pubblico di destinazione in mente per evitare di tenere la conferenza lo stesso giorno di un’altra conferenza relativa alla stessa industria.
Creare un budget per la conferenza. Il bilancio è una parte molto importante del processo di pianificazione di un evento. L’obiettivo è quello di riuscire ad organizzare un evento con un certo budget massimo. Nella sua definizione occorre considerare anche i ricavi (come le sponsorizzazioni o la vendita di biglietti) e le spese (per la stampa, il cibo, la sicurezza, ecc). Per essere sicuri di non dimenticare nulla si può chiedere l’appoggio di un’agenzia di organizzazione congressi Milano, come Thema Eventi.
La scelta del luogo dove tenere questo congresso è molto importante per il successo dello stesso. Non appena si è definito delle possibili date per la conferenza, si possono iniziare a cercare delle opportune sedi. Un hotel con una sala per le conferenze è una buona scelta in quanto fornisce personale adatto e una buona infrastruttura, in modo da avere meno lavoro. Idealmente, la posizione dovrebbe essere vicino ad un aeroporto o vicino ad una stazione centrale, oltre che vicino al centro città, in maniera che sia facile per i partecipanti prenderne parte. Occorre inoltre essere consci del fatto che le dimensioni del locale dovrebbero essere sufficienti per la propria conferenza. Meglio ispezionare la sede prima dell’evento per evitare delle spiacevoli sorprese dopo.
Alla fine ricorda che organizzare una conferenza di successo è una cosa stressante, per questo motivo può essere una buona idea contattare un’agenzia di organizzazione congressi Milano, che possa darti una mano in tal senso ed occuparsi professionalmente anche delle incombenze più “pesanti”.
Organizzazione congressi, Milano: la capitale dell’industria, della moda e dell’alta finanza ogni giorno ospita decine e decine di eventi.
Organizzazione di congressi a Milano significa ideare, programmare, gestire e valutare una serie di fasi che sfociano nell’evento congressuale. Gli step organizzativi vanno dalla pianificazione del budget, alla ricerca di eventuali sponsor, alla definizione della tempistica e della location dell’evento. E’ importantissimo curare anche l’allestimento della sede, curare il materiale pubblicitario e promozionale, fornire assistenza ai partecipanti. A volte possono avere luogo attività ricreative post-congressuali, quali cene, ma anche visite, o partecipazione ad eventi artistici e culturali quali mostre museali, vernissage, concerti.
I benefici
L’organizzazione congressi Milano è in grado di produrre notevoli vantaggi: • aumentare la visibilità dell’azienda • agevolare la creazione di nuovi contatti professionali • favorire gli scambi di informazioni • avviare nuove collaborazioni
In un mondo ove molte delle attività aziendali si svolgono online, l’incontro e l’interazione personale assumono un grande valore aggiunto rispetto al passato. Gli eventi collegiali non sono solo un canale pubblicitario di rilievo. Consentono anche di superare il muro digitale, di costruire rapporti basati sulla fiducia, e di generare opportunità di vario tipo.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi che potrebbero essere ottenuti mediante un’attenta pianificazione ed esecuzione dell’evento. Affinchè si verifichino, è necessario che il convegno o la riunione siano gestiti con cura, da figure professionali.
Cura del dettaglio
L’ideazione di eventi aggregativi è un’attività a 360 gradi, che comprende sia la fase progettuale, che la realizzazione finale del simposio, del convegno, o dell’evento.
Si tratta di un lavoro altamente dinamico, che si svolge in parte presso la sede dei nostri uffici, ma coinvolge anche spostamenti, e contatti con l’esterno. Un punto fondamentale è dato dalla progettazione dell’happening. Per contribuire al raggiungimento dei propri obiettivi è necessaria l’interazione e la comunicazione costante tra l’azienda committente ed il professionista responsabile dell’organizzazione.
Di solito, lo event manager illustra una serie di proposte, che consentono di delineare gli obiettivi da raggiungere, gli input da utilizzare, ed il programma migliore dell’evento. Concordate le linee fondamentali del progetto il passo successivo è operare la scelta dei relatori, definire la location della manifestazione, e predisporre i servizi di accoglienza. Quando tutti questi dettagli sono stati definiti, giunge il vero e proprio momento promozionale, che coinvolge sia il contatto con la stampa, che la creazione di materiali pubblicitari unici. Molto importante è anche la scelta di una sede adeguata all’immagine che si intende proiettare dell’azienda.
Soluzioni Personalizzate
Gli eventi simposiali ed aggregativi sono sempre più scelti non solo da aziende private, ma anche da enti pubblici, associazioni, ed altri soggetti.
Per fornire la location più adatta alle esigenze di chi richiede l’organizzazione di un evento è necessaria non solo professionalità, ma anche una profonda conoscenza del territorio, e comprensione delle richieste e delle esigenze dei committenti.
Se le esigenze logistiche ed organizzative sono importanti, bisogna considerare anche come altrettanto peso sia rivestito dagli eventi successivi al congresso. Spesso è durante la pausa caffè o durante le cene sociali che i rapporti si consolidano, e le informazioni vengono scambiate.
Come si organizza un congresso?
Domanda tra le più formulate per gli organizzatori di eventi, specie quando l’evento da organizzare è un meeting di dimensioni non modeste.
L’imbarazzo e la preoccupazione deriva, spesso dai partecipanti al congresso, in genere professionisti di alto profilo cosa che può intimidire chiunque. Non è il caso; seppure non facilissimo, è possibile organizzare un evento importante come un congresso senza farsi prendere dal panico, attraverso una serie di suggerimenti. Senza dubbio la p’rima cosa da fare è capire che obiettivo si vuole raggiungere (o si deve raggiungere, in caso di commissione esterna). L’investimento che è possibile fare in termini economici e di tempo è abbastanza da ottenere un buon risultato, se sì allora si può procedere. Certamente per organizzare un congresso bisogna che si conoscano bene i partecipanti ad esso, o quanto meno che si abbia un’idea di chi debbano essere gli invitati a partecipare. La conoscenza della platea e dell’utenza è fondamentale per la buona riuscita. Ora bisogna fare una distinzione: se il congresso da organizzare è un’iniziativa personale bisogna stare molto attenti al tema, agli inviti, agli argomenti. Ad esempio se è l’agenzia ad organizzare un congresso su un tema specifico, allora il rischio è alto: indovinare il tema giusto, invitare le persone giuste ed accertarsi che esse partecipino, fare in modo che la platea sia di livello ed interessata, sono tutte cose che comportano dei rischi. Uno solo di questi puti che non funzioni, tutto andrà male. Se l’organizzazione di un congresso viene commissionato ad apposita agenzia, allora l’organizzazione, i tempi, il budget a disposizione sono tutto.
Organizzazione congressi: come muoversi
Chi deve dedicarsi all’organizzazione di un congresso deve tenere ben presente: l’argomento di esso, il programma entro cui muoversi. Se il committente ha preparato le liste con i partecipanti da invitare, i relatori, allora il problema è meno pressante; all’organizzazione resta scegliere un presentatore (moderatore) di alto livello, organizzare un buon servizio di hostess, fare in modo che l’eventuale break tra due sezioni di lavori sia di ottima qualità e soddisfacente, fare in modo che siano soddisfatte le esigenze di tutti i partecipanti. Sembra facile ma non lo è: c’è bisogno di professionalità, uso all’organizzazione, capacità di interagire. Questo per quanto riguarda il congresso vero e proprio, ma vi è un”dietro le quinte” che include il prima e il dopo l’evento che è importantissimo: la scelta della location, la scelta dei sistemi audio-visivi, la scelta dell’arredo. Tutte cose che determinano il successo e il gradimento dell’evento.
Organizzazione congressi Milano
Se il congresso poi è organizzato in una città cosmopolita come Milano, tutto diventa ancora più complicato. La città meneghina assume in sé una tal quantità di personalità emergenti e non che organizzare un congresso, di qualunque natura è un vero tour de force. Bisogna che esso sia all’altezza della grande vitalità della città, al passo con le esigenze di chi decide attraverso un evento così importante, di trasmettere informazioni, conoscenze, opportunità. In questo caso la città è anche colma di agenzie che sono in grado di soddisfare tutte le esigenze, e tra queste spicca sicuramente THEMA EVENT. E’ un’agenzia di grande professionalità, che assume in sé tutti gli aspetti organizzativi per portare a termine un evento di grande successo; dalla scelta delle hostess, alla scelta dei moderatori, all’organizzazione logistica. Tutto sarà perfetto.
Noi riusciamo a fornire soluzioni a tutto tondo, prendendoci cura anche delle attività ricreative, ludiche e culturali precedenti o successive all’evento.
